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Cómo funciona Gastrointegra

Gastrointegra es el programa de gestión para restaurantes, bares, asadores y casas de comidas. Junta en un solo sitio cuatro cosas que en casi todos los locales van por separado: lo que cuesta cada plato, cómo va el mes, los registros de sanidad y qué hacer con la carta. No es un programa de contabilidad ni un TPV: trabaja con lo que ya pasa en tu cocina y en tu caja, y lo convierte en cifras para decidir.

Su regla es sencilla: Gastrointegra informa, el hostelero decide. El programa calcula, avisa y propone; ningún precio, ningún plato y ninguna cifra del mes cambia sin que tú lo confirmes.

Esta página cuenta cómo se trabaja con él: qué se prepara una vez, qué se hace cada día, qué se mira al final del mes y qué sale de todo eso. Los ejemplos son de la Taberna Arga, el restaurante inventado de la demo, que puedes abrir sin contraseña.

1. Lo que resuelve

• Saber lo que cuesta cada plato hoy, no el año pasado. Cada albarán que entra cambia el coste de todos los platos que llevan ese ingrediente, también a través de los fondos, salsas y masas que haces en casa.
• Saber si el mes va bien antes de que acabe. El panel enseña a mitad de mes la materia prima, el personal y el «prime cost» (las dos cosas juntas), con lo fiable que es cada cifra.
• Hacer el cuadrante de la semana en minutos. El programa propone los turnos sin saltarse descansos ni contratos, dice dónde falta gente y lleva las horas al panel, para saber cuánto vendes por cada hora trabajada.
• Tener sanidad en regla sin apuntar dos veces. La recepción de mercancía se registra en el propio albarán, las cámaras se apuntan desde el móvil y el libro APPCC se arma solo con lo anotado.
• Saber qué hacer con la carta. Qué platos dar a conocer, cuáles admiten subida, cuáles sobran, y en qué orden ponerlos para que se vendan los que más te dejan.

2. La idea que lo mueve todo: un dato se apunta una vez

Todo el programa sigue el camino del género y del dinero:

1. Entra el género con el albarán del proveedor. Ese albarán da el precio, mueve el almacén, queda como registro de recepción para sanidad y es la compra del mes.
2. Sale el plato con las ventas que exporta tu TPV. Cada plato vendido descuenta del almacén los ingredientes de su receta.
3. Se cuenta el almacén. La diferencia entre lo que debería haber y lo que hay es la merma real.
4. Se cierra el mes con el personal y los gastos. El resultado sale de lo que ya estaba dentro.

Nada de eso obliga a teclear el mismo dato en dos pantallas. Si en algún sitio hubiera que hacerlo, sería un fallo del programa, no tu trabajo.

3. Quién hace qué

Cada persona entra con su usuario, y cada registro sanitario queda firmado con el nombre de quien lo hizo: es la firma que pide una inspección. Hay un solo plan, con todo el programa; lo que ve cada uno lo decide su perfil, que se ajusta pantalla a pantalla (sin acceso, ver o editar). Los de partida:

El permiso de costes va partido en dos: coste de materia prima y cuenta de explotación completa. Así el jefe de cocina controla su food cost sin ver nóminas ni alquiler.

4. La puesta en marcha: lo que se prepara una vez

Es la parte que más trabajo da, y se hace con acompañamiento. La portada lleva un indicador de puesta en marcha con siete pasos («4 de 7»), que dice qué falta y desaparece de la vista de cocina, que no lo necesita.

1. Estructura. Los datos del local y sus puntos de venta (comedor, barra, terraza, reparto…), con las plazas de cada uno. Y el plan de familias, de artículos y de platos: es la decisión más importante de toda la implantación, porque las familias son con lo que luego se analiza todo.
2. Catálogo. Proveedores y artículos, que se pueden importar de un Excel o del tarifario del proveedor —un Excel o CSV se lee directamente; un PDF o una foto, con inteligencia artificial— y siempre con una pantalla de revisión antes de guardar. Los primeros albaranes ya dan precios reales.
3. Escandallos. Se empieza por los veinte platos que más se venden, que suelen ser el 80 % del negocio. Con eso, la primera semana ya sabes lo que te cuestan y lo que te dejan.
4. TPV. La primera importación de ventas y la tabla de equivalencias entre los botones del TPV y los platos.
5. Inventario inicial. El primer conteo completo. Sin él no hay coste de materia prima.
6. Sanidad. Las cámaras con su límite, el método APPCC y los registros que lleve el local.
7. Primer cierre de mes, revisado con el hostelero delante.

5. El catálogo: artículos, platos y escandallos

Artículos y proveedores

Un artículo es lo que usan las recetas: aceite, merluza, harina, una botella de ginebra. Se da de alta en una sola ficha: familia, nombre, formato de compra, proveedor, precio sin IVA, tipo de IVA, cómo se recibe (refrigerado, congelado o ambiente) y sus alérgenos, que son obligatorios: «lleva», «puede llevar» o «no lleva ninguno».

La ficha pregunta también cómo se usa en la receta, para que nunca haya que hacer cuentas a mano:

El precio por kilo, litro o unidad no se escribe: se calcula con el precio del último albarán. Cuando sube la lata, sube el kilo, y suben todos los platos que la llevan.

Dos costes para cada plato

La ficha de cada plato enseña dos costes, porque sirven para cosas distintas:

• Coste de reposición, con el precio de la última compra: lo que te cuesta hacerlo hoy. Es con el que se fija un precio de carta. Al lado de cada ingrediente se ve de dónde sale: fecha, proveedor y precio.
• Coste contable, con el precio medio ponderado: el que va a la cuenta del mes, para que inventario y consumos se midan con la misma vara.

Un precio que se dispara se para. Como cada albarán recalcula los platos en cadena, un precio mal leído podría estropear todos los escandallos sin que nadie lo viera. Si un precio se aparta más de un 25 % del anterior (el porcentaje se ajusta), o cambia el formato de la caja, el programa pide confirmarlo, y queda en el histórico con quién lo aceptó.

El escandallo, sobre el lote entero

El programa escandalla como se hace bien en cocina: sobre el lote entero, y se divide. Una merluza de 4,2 kg según albarán da tantas raciones; el programa divide y la merma queda medida dentro, sin estimarla. Y una regla impresa en la hoja: el peso es el del albarán, no el de la báscula, porque es lo que has pagado.

• Hoja de escandallo en papel, en blanco o rellena con la receta actual, para apuntar en cocina y pasar luego al programa.
• Minutos de elaboración, para que el plato cargue también su parte de personal.
• Merma por receta, con su motivo escrito («el pan se seca»), y aviso si se abusa de ella, que suele tapar un escandallo mal tomado.
• Aviso si el peso por ración cambia mucho respecto al escandallo anterior.

Alérgenos, en cascada

Los alérgenos no se escriben en el plato: vienen de sus artículos, también a través de los elaborados. La ficha del plato enseña los catorce, de qué artículo viene cada uno y un enlace a él. Lo único que se marca a mano en el plato son las trazas por contaminación cruzada (misma freidora, mismo cuchillo), que viajan a su vez a los platos que lo llevan.

Elaborados propios

El fondo, la salsa o la masa que haces en casa es un plato y a la vez un artículo: entra en otras recetas, ocupa sitio en la cámara, se cuenta en el inventario y se etiqueta. Su ficha no pide precio de venta: enseña lo que cuesta, en materia prima, personal y total, y ese coste sube por la cadena a los platos que lo llevan.

Menús

• El coste sale de los platos que lleva y el margen, del precio cerrado. Un menú de grupo puede llevar fracciones: 0,25 raciones de jamón por persona.
• Con elección, por secciones (entrantes, principales, postres, bebidas), con suplementos («entrecot +4») y un coste en horquilla: lo más barato, el medio y lo más caro por persona.
• Menú del día: se marca qué platos salen hoy, y el programa propone la oferta empezando por los que hace más días que no salen.
• Todo menú descuenta el almacén. Si el TPV dice qué eligió cada cliente, plato a plato; si no, con el reparto previsto (60 / 40…). El pan, la bebida y el café de la parte fija descuentan siempre.

Bebidas

• Por unidad (botellín, refresco) o por dosis: una botella de ginebra de 70 cl a 5 cl la copa da 14 copas; la copa premium lleva 7 cl de la misma botella.
• La merma de servicio va en la dosis: una caña se escandalla con 0,27 L, no con 0,25, para recoger la espuma y el final del barril.
• Stock de barra con botellas abiertas por fracción, y el IVA de cada artículo en su ficha.

6. El día a día

Llega el proveedor

Se hace una foto del albarán desde el propio programa, en el móvil, y la inteligencia artificial lee proveedor, número, fecha y líneas. Una pantalla de revisión enseña lo leído antes de guardar nada, y el programa aprende los códigos de cada proveedor la primera vez que se asignan a mano. También se puede teclear.

En el mismo albarán, cada línea lleva su control de recepción:

• Temperatura: un ✓ si está dentro del límite de su género (carnes y lácteos ≤ 4 °C, pescado ≤ 2 °C, congelado ≤ −18 °C…); si no, la temperatura real.
• Comprobaciones: embalaje, etiquetado y caducidad, aspecto del producto, higiene del transporte.
• Lote, si viene en la etiqueta.
• Incidencia y medida correctora, obligatorias si algo falla.

Lo que se rechaza no entra: ni en el albarán, ni en el almacén, ni en la cuenta. Pero queda registrado aparte, con motivo y responsable, en el historial del proveedor.

Un albarán confirmado no se edita: si falla una línea, se anula y se duplica en un borrador donde se arregla. El mismo gesto sirve para repetir el pedido que llega igual cada semana. Cuando llega la factura, se enlaza con sus albaranes y solo añade su diferencia, sin contar la compra dos veces.

Las cámaras, desde el teléfono

En la puerta de la cámara, una tarjeta por cámara, un botón ✓ y una casilla para la temperatura. Si se escribe el número, el programa decide si está bien: un ✓ con 9 °C escritos es una lectura fuera de límite, y obliga a escribir qué se hizo. Cada lectura guarda el límite que tenía la cámara ese día y la hora. Lo firmado no se cambia, ni en las cámaras ni en los demás registros de sanidad: un error se explica al lado con una nota firmada, como en una hoja de papel, y la nota sale en la hoja del mes. Los días de cierre se marcan para que no parezcan olvidos, también por adelantado en vacaciones.

La hoja del mes sale con el mismo formato que la de papel: una fila por día, una columna por cámara, una o dos revisiones al día (apertura y cierre) y la firma.

Las ventas del TPV

Se importa el Excel o el CSV que ya exporta tu TPV (con Agora, el listado del Diario de Facturas). La primera vez, el programa reconoce las columnas; si no las entiende, se le ayuda en pantalla. Después:

• Cada botón del TPV se empareja con su plato una sola vez. Lo nuevo se para en la revisión; la «media ración» cuenta medio plato.
• La pantalla de revisión enseña los totales con y sin IVA, para compararlos con el cierre de caja. Nada toca el almacén hasta que se confirma.
• Invitaciones, anulaciones, suplementos y menús se tratan cada uno como lo que son.
• Los comensales, si el TPV no los exporta, se apuntan a mano por día y punto de venta.

Lo que hay hecho en cámara

Los elaborados con vida útil se etiquetan desde su ficha: producto, fecha de elaboración y «consumir antes del», que calcula el programa (con 3 días de vida útil, lo hecho el 16 se consume antes del 19).

7. El almacén

El programa lleva dos cifras por artículo: la existencia teórica, que calcula con albaranes y ventas, y la real, la del conteo.

• El conteo regulariza: al cerrarlo, la teórica pasa a ser la contada y la diferencia queda como merma, clasificada (rotura, caducado, comida de personal, invitaciones, sin identificar). Así el cierre dice en qué se va el descuadre.
• Un conteo se hace en varios ratos y por varias personas, con hojas de papel por familia, y se cierra aparte.
• Cualquier formato vale para contar: latas de 0,4 o de 0,8 kg, botellas, cajas.
• El programa dice cuántos días hace del último conteo, porque la cifra de fiar es la del conteo, no la teórica del día.

8. Sanidad: lo que se prepara una vez y lo que se registra a diario

El plan APPCC

Se elige el método que pida tu administración: por procesos (recepción, almacenamiento, cocción, enfriamiento, regeneración, servicio), por producto (plato a plato) o los dos.

• No se empieza en blanco: catorce peligros habituales de hostelería —recepción de refrigerados, cruzada de alérgenos en plancha o freidora, enfriamiento lento, anisakis en pescado que no se cocina, aceite de fritura degradado…— rellenan sus campos al elegirlos, y luego se cambian.
• Cada peligro dice si es punto crítico (PCC) y por qué, porque un PCC de más es vigilancia diaria para siempre.
• Un PCC sin límite crítico no se guarda: sin una raya que no se puede pasar, no se puede vigilar.
• Tratamientos con su temperatura y tiempo mínimos (pasteurizado, abatido, envasado al vacío…), que se asignan a cada plato.

Los prerrequisitos

Se activan uno a uno, porque no todos los locales los necesitan: limpieza y desinfección, control de plagas, control del agua, aceite de freidora, temperaturas de cocinado, abatimiento y servicio, etiquetado de elaborados y formación de manipuladores (con aviso antes de que caduque un curso).

Cada uno tiene sus puntos de control, con su frecuencia y su límite (el cloro, entre 0,2 y 1 mg/l; la freidora, con 25 % o menos de compuestos polares), y sale en dos papeles distintos: el plan, que se cuelga en la pared y dice qué se hace, cada cuánto y quién; y la hoja del mes, que se firma y se archiva. El programa avisa cuando se pasa el plazo de un registro sin anotar.

Los libros

• Libro de registro de entradas: todas las recepciones, filtrables por fecha, proveedor, artículo o número de lote.
• Homologación de proveedores: registro sanitario e historial de incidencias de cada uno.
• Libro APPCC en PDF: junta lo anotado y lo ordena como lo lee una inspección.
• Carta de alérgenos, siempre al día con las recetas.

Los textos de partida son los habituales en hostelería española, no un plan aprobado: conviene que los confirme el técnico de sanidad.

9. El mes: panel, cuenta, presupuesto y cierre

El panel, para decidir durante el mes

Ventas por punto de venta, clientes y gasto medio, horas trabajadas y coste por hora, ventas por hora trabajada, consumo de materia prima, «prime cost» en euros y en porcentaje, gastos y resultado provisional. Cada cifra dice lo fiable que es: las ventas, fiables; la materia prima, teórica y con los días desde el último conteo.

Las ventas se miran descompuestas en sus dos factores: clientes por gasto medio. En el comedor, comensales por precio medio por cubierto; en la barra, tickets por precio medio por ticket. Y no se mezclan entre sí.

Personal y gastos

El personal se apunta cada mes con lo que manda la asesoría: en cuatro totales (nóminas, Seguridad Social, otros costes y horas) o trabajador a trabajador, con su reparto entre puntos de venta si se quiere («cocinero, 60 % barra y 40 % comedor»). Los gastos (luz, alquiler, gestoría…) se apuntan por factura: una factura puede ir a varias cuentas y repartirse entre meses, como el seguro del año, y las que se repiten avisan cuando falta la de este mes.

La cuenta de explotación

Ventas, materia prima, personal, comisiones de las plataformas, gastos operativos, resultado de explotación —lo que mide cómo se gestiona el restaurante— y, aparte, los gastos de ocupación (alquiler, seguros) hasta el resultado de la actividad. Por punto de venta, hasta el resultado de explotación: ahí se ve si la terraza o el reparto ganan dinero, con sus clientes, su gasto medio y su rotación.

El presupuesto y el objetivo propio

El presupuesto anual tiene la misma forma que la cuenta, para mirarlos uno al lado del otro. Se hace mes a mes con muy pocos datos: días de actividad, clientes al día y precio medio de cada punto, porcentaje de materia prima, horas y coste hora, y los gastos fijos. El programa propone (lo del año anterior, o lo habitual en tu tipo de negocio) y tú decides las cifras.

Al comparar, la desviación se explica por su causa: si vendiste menos, ¿fueron menos clientes o un gasto medio más bajo? Si el personal se fue, ¿fueron las horas o el coste hora? Y el panel enseña a mitad de mes cómo vas frente a tu propio objetivo, en porcentajes y medias.

Las referencias del sector

Si indicas tu tipo de negocio (asador, bar de pintxos, restaurante a la carta…) y tu provincia, el panel y la cuenta te sitúan frente a lo habitual en tu tipo de negocio: verde si estás dentro, ámbar si te alejas, rojo si pasas el límite, con una nota que dice qué mirar. Son el criterio del equipo de Sukalia, no tablas de internet, y sirven para situarte mientras no tienes presupuesto o para comprobar que es realista. Si un local mezcla actividades (barra de pintxos y comedor), cada punto se compara con lo suyo.

El cierre de mes

• Al cerrar, el programa guarda una foto del mes: importes, inventario final y facturas. Ese es el número oficial y no cambia solo.
• Se cierra en orden, y el mes cerrado bloquea lo que cambiaría su cuenta: albaranes, ventas, conteos, gastos y personal.
• Reabrir pide motivo, y la foto anterior no se borra.
• Una factura que llega tarde, por debajo de un umbral, va al mes actual marcada como de un periodo anterior; por encima, se reabre el mes, se registra y se vuelve a cerrar.

10. El planning de turnos

El cuadrante de la semana, dentro del mismo programa que sabe lo que cuesta cada hora y cómo va el mes. Está en la portada, en Personal.

Lo que se prepara una vez

• Las unidades de tu local (cocina, sala, barra…) y el horario de cada día, también con cierre de madrugada.
• La ficha de cada persona: su unidad, sus horas de contrato, sus días libres (y los que libra siempre), si hace jornada continua o partida, su coste por hora y sus franjas: fijas («martes a viernes de 9 a 12»), preferentes («de noches») y no disponibles.
• La gente que hace falta, hora a hora, en semanas tipo (normal, verano, fiestas): «3/2» es tres lo ideal y dos como mínimo.

Cada semana

• Antes de empezar, dice si la semana sale: «hacen falta 186 horas como mínimo y la plantilla tiene 152 disponibles», restando vacaciones y bajas.
• El programa propone los turnos: lo fijo primero, los días libres repartidos, el mínimo de cada hora y luego lo ideal. Nunca se salta una regla ni pasa a nadie de su contrato: lo que no sale así se queda como hueco, y te dice dónde falta gente («el viernes de 13 a 16 falta una persona en cocina») y quién podría cubrirlo.
• Cuando la semana no sale, tú decides: cubrir con descanso compensado (de 12 a 10 horas entre jornadas, antes a quien menos lo ha tenido) o poner a alguien con horas extra. El programa no pone horas extra por su cuenta.
• Avisa, nunca bloquea: descanso entre jornadas y semanal, jornada máxima, turno mínimo, días libres, franjas, turnos en vacaciones. Cada regla se activa en Ajustes con sus horas. Lo que hay que compensar lleva la cuenta: «lleva 3 en las últimas cuatro semanas».
• Publicar guarda el cuadrante tal cual, con quién y cuándo; cada incumplimiento lleva su motivo escrito, y lo que se cambia después queda en el historial.
• La hoja para colgar en la cocina, apaisada y sin un euro.

Y el dinero

Quien ve la cuenta completa ve el coste de la semana. Hasta que llega la nómina, el panel del mes usa las horas y el coste del cuadrante, y luego compara lo previsto con lo que manda la asesoría. Cocina y sala ven el cuadrante sin una cifra de dinero.

El cuadrante es lo previsto: no sustituye al registro de jornada.

11. La carta: qué platos dar a conocer, subir o quitar

La matriz de ingeniería de menús

Cada familia de platos se ordena en la matriz de Kasavana y Smith por su margen de contribución neto —precio sin IVA, menos la comisión del canal, menos la materia prima y los minutos de cocina— y por su popularidad, con las ventas de los doce últimos meses:

El umbral de margen es un importe en euros por familia, que decides tú, no un porcentaje de food cost. La ficha de cada plato enseña su categoría.

Los cuatro principios de Omnes

Cada familia se revisa con los cuatro: dispersión de precios (el tramo medio con cerca de la mitad de los platos), amplitud de gama (el más caro no más de 2,5 o 3 veces el más barato), relación calidad-precio (si el cliente pide sistemáticamente lo más barato, la gama alta no se vende) y promoción (el plato destacado, a un precio igual o inferior al que de verdad se pide).

La revisión de la carta

Todo eso se junta en una revisión de la carta, una foto con fecha de las secciones que elijas, y de ella salen:

• El informe de revisión en PDF: cada familia con sus platos en el orden recomendado y por qué; la categoría y la acción de cada plato con sus cifras; los principios de Omnes; qué platos admiten una subida y el efecto estimado al mes de los cambios de precio que decidas.
• La carta en PDF, lista para imprimir, con las pautas de composición: sin símbolo del euro, el precio al final de la descripción y no en columna, el plato ancla al principio de cada sección y un destacado por sección. Las pautas son ocho casillas en Ajustes: aplicas las que quieras.
• Los textos en un archivo, en el orden recomendado, para el diseñador o tu herramienta de diseño.

El programa no pone precios ni cambia ningún plato. Dice qué admite subida y por qué; el número lo pone quien conoce a sus clientes, y se cambia en la ficha cuando se tenga claro. Hay razones de cocina que el programa no conoce, como un plato mal situado a propósito porque satura una partida en hora punta.

12. En el teléfono

Gastrointegra se instala en el móvil como una aplicación, con su icono, desde el propio navegador (sin tiendas de aplicaciones). Lo del día a día se hace donde ocurre, sin ir al ordenador:

• la foto al albarán cuando llega el proveedor, con su recepción;
• la temperatura en la puerta de la cámara;
• lo que se tira, en el momento;
• el inventario por zonas, en varios ratos;
• la ficha técnica de un plato, consultada en la cocina;
• cómo va el mes, visto desde casa.

Las tablas se deslizan dentro de la pantalla, sin que la página se salga de ancho.

No se guarda en el teléfono ninguna pantalla con datos del restaurante: un teléfono se pierde y pasa de mano en mano. Si se va la conexión, el programa lo dice; un control de sanidad se apunta en la hoja de papel con su hora y se pasa después como registro diferido.

13. La ayuda, dentro del programa

• Un «?» junto a cada campo, que se abre al tocarlo, también en el móvil.
• Un panel de ayuda por pantalla: qué se hace, en qué orden y para qué sirve después.
• Avisos cuando algo no cuadra: margen negativo, plato sin escandallo, coste disparado, cierre sin conteo, abuso de mermas.
• Lenguaje de cocina, no de informática: «lo que te cuesta el plato», no «coste unitario de materia prima».

14. Lo que no hace, y lo que viene

No hace, a propósito:

• No emite facturas ni tickets. Eso lo hace tu TPV, que es el que tiene que cumplir con VeriFactu o NaTicket.
• No es contabilidad oficial. Es contabilidad de gestión, para decidir; tu asesoría sigue llevando la oficial.
• No publica en redes ni diseña la carta a mano alzada: genera el contenido ordenado y la carta lista para imprimir.

Viene en las próximas versiones:

• Las ventas por hora de apertura y plaza (RevPASH), con el planning ya hecho; y, del planning, el contador de vacaciones, el envío del horario a cada persona y la exportación al programa de fichaje.
• Varios locales con catálogo común y libertad de cada local para ajustar precios y platos.
• Un chat con inteligencia artificial sobre los datos de tu propio local.
• Las plantillas de pizarra y menú del día para la carta impresa.

15. Cómo empezar

• Mira la demo, sin contraseña: la Taberna Arga, un bar de pintxos con comedor en el Casco Viejo de Pamplona, con sus ventas desde junio. Puedes tocarlo todo; cada noche vuelve a empezar. El escáner con inteligencia artificial, los usuarios y los ajustes están cerrados.
• Haz el diagnóstico de tu restaurante.
• Mira los precios: una cuota mensual con todo el programa, sin módulos sueltos, y la puesta en marcha acompañada.
• Escríbenos si quieres que lo veamos juntos con tus propios platos.